MENGENAL DUNIA MYOB

Perkembangan aplikasi komputer dewasa ini mengalami kemajuan yang begitu pesat. Komputer mampu membantu manusia di berbagai bidang pekerjaan karena memiliki kecepatan yang dibutuhkan dalam menyajikan informasi, ketelitian, setra keakuratan dalam memberikan solusi.

Dalam teknologi peranti  lunak, salah satu teknologi baru yang mulai banyak dimamfaatkan adalah MYOB. Menurut Feroza Ranti MYOB adalah software akutansi yang berfungsi membantu bagian keuangan dalam menyusun laporan keuangan, lengkap dengan pengendalian inventory, penjualan, pembelian, asset perusahaan bahkan tersedia lebih dari 150 jenis laporan keuangan yang tersimpan secara otomatis dan tersaji secara detail.

Dari beberapa buku sebagai acuan dapat disimpulkan secara umum pengertian MYOB adalah sebuah software akuntansi yang diperuntukkan bagi usaha kecil dan menengah (UKM) yang dibuat secara terpadu (integarated software). Dikembangkan pertama kali oleh MYOB Limited Australia dan sekarang telah dikembangkan di beberapa negara lain seperti di Amerika, Kanada, Selandia Baru dan lainnya. Hingga kini telah diterbitkan MYOB Accounting, MYOB Premier dan MYOB Basic Bussinness, MYOB Accounting Plus dan MYOB Just Invoice dengan berbagai versi.

Beberapa kelebihan MYOB dibandingkan dengan software akuntansi lain:

A User Friendly (mudah digunakan), bahkan oleh orang awam yang tidak mempunyai pengetahuan mendasar tentang akuntansi.

A Tingkat keamanan yang cukup valid untuk setiap user

A Kemampuan explorasi semua laporan ke program Excel tanpa melalui proses ekspor/impor file yang merepotkan

A Kemampuan trash back semua laporan ke sumber dokumen dan sumber transaksi

A Dapat diaplikasikan untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan

A Menampilkan laporan keuangan komparasi (perbandingan) serta menampilkan analisis laporan dalam bentuk grafik

FITUR YANG DISEDIAKAN OLEH MYOB

MYOB dibuat sebagai gabungan beberapa modul yang disajikan dalam satu paket. Beberapa modul (fitur) gabungan yang disediakan oleh MYOB yang kemudian digabung salah satu form yang disebut dengan Command Centre adalah sebagai berikut:

Ø  Accounts

Menyediakan fitur Accounts List, Record Journal Entry.

Ø  Banking

Menyediakan fitur Spend Money, Receive Money, Bank Register, Reconcile Account, Prepare Bank Deposit, Print cheque.

Ø  Sales

Menyediakan fitur Sales Register, Enter Sales, Receive Payment, Print Invoice.

Ø  Time Billing

Menyediakan fitur Activities List, Enter Activity Slip, Prepare Time Billing Invoice, Activity Log.

Ø  Purchases

Menyediakan fitur Purchase Register, Enter Purchase, Print Purchase Order.

Ø  Inventory

Meyediakam fitur Item Register, Item List, Set Item Prices, Count Inventory, Adjust Inventory, Transfer Inventory, Auto Build Inventory.

Ø  Card File

Meyediakan fitur Card List seperti Customer, Supplier, Employee, Personal.

OTOMATISASI SISTEM PENCATATAN

Semua form yang disediakan oleh MYOB sudah diotomatiskan dimana suatu angka dalam form tersebut ditransformulasikan ke sisi debit atau ke sisi kredit, kecuali untuk form Record Journal Entry. Setiap kelompok command centre akan bermuara ke dalam Transaction Journal, kecuali Card File. Semua form yang sudah diotomatisasi tersebut dihubungkan oleh account yang telah dipilih dan ditentukan di dalam isian form.

Misal:

Bagian penjualan cukup mengisikan formulir Sales Invoice. Yang perlu dimasukkan dalam form tersebut adalah informasi tentang pembeli (customer), tanggal, nomor invoice, sistem pengiriman barang, kode dan jenis barang, harga persatuan dan potongan yang mungkin diberikan. Setelah faktur tersebut dibuat (record) secara otomatis akan menambah piutang (data pembeli), mengurangi barang yang dijual dan lainnya.

PERSIAPAN DATA AWAL

Berikut beberapa data awal yang harus Anda sediakan sebelum bekerja dengan MYOB:

1. Chart of Account

Pengkodean dan pengelompokan account disebut dengan Chart of Account. Susunlah Chart of Account sesuai dengan GAAP (General Accepted Accounting Principles)/Prinsip-prinsip Akuntansi yang diterima umum.

2. Job List

Buatlah dan tetepkan Job (proyek) perusahaan Anda (jika ada)

3. Card File

Catat dan kelompokkan data customer, supplier, employee dan personal

4. Item List

Catat dan kelompokkan nama barang/jasa yang akan diperjualbelikan

5. Linked Account

Tetapkan dan pilih Account yang akan dimasukkan ke dalam Linked Account

6. Opening Balances

Masukkan saldo awal masing-masing account, customer, supplier, inventory dan job (jika ada). Cek kembali keseimbangan neraca Anda sebelum memasukkan transaksi.

7. Gunakan menu Easy Setup Assistant untuk memandu Anda melakukan berbagai setup awal dengan tuntunan dari MYOB.

MEMBUAT DATA BARU

1. Klik tombol start
2. Pilih all program > MYOB Premier > 
3. Didalam kotak dialog yang terbuka terdapat 5 tombol akses :
1. Open, untukmembuka data MYOB yang telah ada
2. Create, untuk membuat data perusahaan baru
3. Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan
4. What’s New, untuk menampilkan file.html yang terhubung dengan internet, yang berisi berita terbaru dalam versi  ini
5. Exit, untuk mengakhiri program MYOB

4. Setelah Anda membuka program MYOB klik pilihan Create New Company File.
5. Selanjutnya akan muncul kotak dialog New Company File. Form ini terbagi menjadi 6 bagian, yaitu: Introduction, Company Information, Accounting Information, Account List dan Company File
6. Setelah muncul Assistant Introduction, klik tombol Next sehingga akan muncul kotak dialog Company Information untuk mengisikan data nama dan alamat perusahaan.
7. Setelah itu klik Next untuk pengisian Accounting Information dimana ada 4 field yang harus diisi dengan fungsi masing-masing sebagai berikut:

§  Current Financial Year                    diisikan Tahun Tutup Buku

§  Last Month of Financial Year         pilihan Bulan Tutup Buku

§  Convertion Month                            pilihan Bulan Awal Buku

§  Number of Accounting Periods       pilihan jumlah periode setahun

8. Berikutnya adalah Assistant untuk pengisian Account List. Ada tiga pilihan dalam pembuatan Account:

§  I Would like to start with one of the last provided by MYOB.

Pilihan ini memungkinkan Anda untuk memilih salah satu type Account dari 105 jenis perusahaan yang telah disediakan oleh MYOB.

§  I Would like to import a list of accounts provide by my accountant after I’m done creating my company file

Pilihan ini memungkinkan Anda untuk mengimpor daftar account yang telah ada setelah membuat file baru.

§  I Would like to build my own accounts list one I begin using MYOB.

Pilihan ini memungkinkan Anda untuk membuat dan mendesain sendiri daftar account.

9. Kedua pilihan di atas akan memunculkan Assistant berikutnya yang menginformasikan bahwa data Anda akan dibuatkan secara otomatis dengan nama direktori dan nama file yang telah dibuatkan oleh MYOB. Jika Anda ingin merubah nama file dan tempat folder sesuai yang Anda kehendaki maka klik tombol Change, lalu pilih folder direktori tempat data akan diletakkan, serta ketikkan nama file lalu klik Save.
10. Selanjutnya komputer akan melakukan proses beberapa detik untuk membuat data baru tersebut. Hasil pembuatan file baru akan diinformasikan pada Assistant Conclution. Jika muncul kata Congratulations, berarti pembuatan file baru Anda telah berhasil. Akan ada dua tombol pilihan yang dapat dipilih:

·         Setup Assistant          :  adalah fitur yang membantu kita untuk mengendalikan beberapa fungsi contents pada command centre seperti customize, account, sales, purchase. Jika anda menginginkan beberapa perubahan cara kerja pada beberapa content tersebut, maka klik fungsi tersebut. Namun, fungsi yang lazim digunakan sudah sesuai dengan setup yang sudah aktif dan karenanya tidak perlu diubah lagi..

§  Command Centre     :  adalah pusat perintah semua content  (isi) yang disediakan oleh MYOB. Dalam hal ini adalah menu account, banking, sales, timebilling, purchase, inventory, dan cardfile.

LINKED ACCOUNT

Beberapa dari default account tidak dapat dihapus karena telah terhubung dengan account dan form yang lain (linked account), tetapi kita dapat menggantinya dengan nomor lain.

Ada 3 kelompok linked account yang harus diisi dan saling berhubungan yaitu:

1. Linked Account yang diisi dari menu Setup
2. Linked Account yang melekat pada Tax Codes
3. Linked Account yang melekat pada Form Item List

Ø Linked Account yang terdiri dari menu Setup terdiri dari 3 Account. Anda dapat melihatnya dengan cara:

a.   Klik menu Setup, pilih Linked Accounts.

b.   Linked Accounts-Accounts & Banking Accounts

Ada 5 linked account dimana terdapat 2 account yang tidak dapat diganti di form ini sementara 3 account lainnya dapat diganti dengan account yang lain.

   Berikut penjelasan dan fungsi dari masing-masing account tersebut:

·         Equity Account for Current Earnings

Untuk menampung selisih Laba/Rugi yang dapat juga dinamakan sebagai Laba Rugi Tahun Berjalan.

·         Equity Account for Retained Earning

Untuk menampung laba/rugi pada tahun sebelumya yang tidak dibagi ke pemilik, dan telah dilakukan tutup buku tahunan.

·         Equity Account for Historical Balancing

Untuk menampung selisih saldo Debit dan Credit pada saat pengisian data awal.

·         Cheque Account for Undeposited Funds

Account ini untuk menampung penerimaan dari customer yang berbentuk giro belum jatuh tempo. Jadi sebelum dana/giro tersebut masih dalam masa kliring dimasukkan dalam account ini. Setelah cair baru dilakukan deposit ke bank yang bersangkutan.

                                               

c.   Linked Account-Sales Account

Terbagi menjadi 2 account yang harus diisi dan 4 pilihan account yang dapat        digunakan.

·         Assets Account for Tracking Receivables

Untuk menampung account Piutang Dagang (Buku Besar Umum Piutang Usaha/Piutang Dagang).

·         Cheque Account for Customer Receipts

Untuk menampung account kas/bank yang digunakan untuk menerima pembayaran dari customer.

·         Income Account for Freight

Untuk menampung account Pendapatan Angkut Penjualan yang diambil dari form Sales Invoice, jika option I charge freight on sales aktif.

·         Liability Account for Customer Deposits

Untuk menampung account Uang Muka Penjualan dari customer, jika option I track deposit collected from customer aktif

·         Expense or Cost of  Sales Account for Discounts

Untuk menampung account Potongan Penjualan yang akan diberikan pada customer, karena membayar hutang mereka pada masa termin potongan, jika option I give discounts for early payment diaktifkan.

·         Income Account for Late Charges

Untuk menampung account Pendapatan Denda/Bunga atas keterlambatan customer membayar hutangnya pada tanggal jatuh tempo, jika option I access charge for late payment diaktifkan.

d.   Linked Accounts-Purchases Accounts

Terbagi menjadi 2 Accounts yang harus diisi dan 4 option account yang dapat digunakan.

·         Liability Account for Tracking Payables

Untuk menampung account Hutang Dagang (Buku Besar Umum Hutang Usaha/Hutang Dagang)

·         Cheque Account for Paying Bills

Untuk menampung account kas/bank yang digunakan untuk membayar hutang pada supplier.

·         Expense for Cost of Sales Accont for Freight

Untuk menampung account Beban/Biaya Angkut yang diambil dari form Purchase Invoice, jika option I pay freight on purchases aktif.

·         Assets Account for Supplier Deposits